Cómo hacer una factura correcta siendo autónomo: requisitos legales

Una factura mal hecha puede costarte un disgusto con Hacienda o, peor aún, que un cliente te la rechace y se retrase el cobro. Sin embargo, muchos autónomos aprenden a facturar sobre la marcha, copiando plantillas que circulan por internet sin saber si cumplen los requisitos legales. Aquí te explico exactamente qué debe incluir una factura en España y cómo emitirla correctamente.

Lo que vas a aprender

• Los 10 elementos obligatorios que debe tener toda factura legal en España
• Tipos de factura y cuándo usar cada una
• Cómo emitir facturas con retención de IRPF, IVA intracomunitario o recargo de equivalencia
• Errores frecuentes y sus consecuencias

Elementos obligatorios de una factura

Según el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012), toda factura debe contener:

1. Número de factura: numeración correlativa y única. No puede haber dos facturas con el mismo número. Lo habitual es usar el formato AÑO/NÚMERO (ej: 2025/001, 2025/002).

2. Fecha de expedición: día en que se emite la factura. Debe ser anterior o igual a la fecha en que se realiza la operación, y como máximo 15 días después (para facturas ordinarias).

3. Datos del emisor: nombre y apellidos o razón social, NIF, domicilio fiscal.

4. Datos del cliente: nombre o razón social y NIF. Si el cliente es particular y la factura es inferior a 3.000€, el NIF no es obligatorio (aunque sí recomendable).

5. Descripción de los servicios o productos: clara y detallada. No vale "servicios de consultoría". Especifica qué hiciste, para qué proyecto y en qué periodo.

6. Base imponible: importe antes de impuestos, desglosado por tipo impositivo si aplicas varios (ej: parte con IVA 21% y parte con IVA 10%).

7. Tipo impositivo y cuota de IVA: el porcentaje aplicado y el importe resultante. Si la factura está exenta de IVA, indica el motivo de la exención (ej: "Inversión del sujeto pasivo — Art. 194 Directiva 2006/112/CE" para clientes UE, o "Exportación de servicios — no sujeto a IVA español" para clientes extracomunitarios).

8. Retención de IRPF: si aplica (generalmente el 15% para autónomos en sus primeros años, 7% a partir del tercer año). Se resta de la base imponible, no del total.

9. Importe total: base imponible + IVA - retención IRPF. Debe coincidir con lo que el cliente va a pagar.

10. Forma de pago: no es obligatorio pero es muy recomendable incluir el IBAN, fecha de vencimiento y método de pago.

Tipos de factura

Factura ordinaria: la estándar. Se emite en el momento de la operación o dentro de los 15 días siguientes.

Factura rectificativa: corrige errores de una factura anterior. Emitir una factura rectificativa cuando te has equivocado en el importe o el NIF del cliente es obligatorio; no puedes simplemente editar la original.

Factura recapitulativa: agrupa varias operaciones realizadas para el mismo cliente en un periodo. Muy útil si facturas por hitos o entregas parciales. Debe detallar cada operación o servir como resumen de facturas ya emitidas.

Factura proforma: no es una factura real, es un documento informativo previo que se envía al cliente para que lo apruebe. No tiene validez fiscal ni contable.

Facturas con situaciones especiales

Factura con retención de IRPF: todos los autónomos profesionales (actividades del IAE en las secciones 2ª y 3ª) deben aplicar retención cuando facturan a otras empresas o autónomos. No aplica para particulares. Los nuevos autónomos aplican un 7% de retención durante los primeros tres años; después, el 15%.

Factura a cliente de la UE (B2B): sin IVA español. Añade la mención "Inversión del sujeto pasivo" y el número de IVA intracomunitario (ROI) del cliente. Debes presentar el modelo 349 trimestralmente.

Factura a cliente fuera de la UE: sin IVA español. Añade la mención "Exportación de servicios — no sujeto a IVA español". No requiere modelo 349, pero sí conservar documentación que acredite que el cliente está efectivamente fuera de la UE.

Errores que pueden costarte caro

1. No incluir retención cuando corresponde. Si tu cliente es una empresa española y tú eres profesional (no empresario), debes retener. Hacienda puede reclamarte ese IRPF no retenido.

2. Factura sin NIF del cliente o con NIF erróneo. Más común de lo que parece. Si el cliente es empresa, el NIF es obligatorio siempre.

3. Numeración no correlativa o con saltos sin justificar. Hacienda puede interpretarlo como facturas no declaradas.

4. Conceptos ambiguos. "Servicios profesionales" no le sirve a Hacienda ni a tu cliente. Describe con precisión.

5. No conservar copia de las facturas emitidas. La ley obliga a conservar facturas durante 6 años. Digitalizarlas es perfectamente válido.

Conclusión

Hacer una factura correcta no es complicado una vez que interiorizas los elementos obligatorios. La mayoría de herramientas de facturación online (Quipu, FacturaDirecta, Holded) generan facturas con todos los requisitos legales automáticamente. Si estás empezando, invierte en una de estas herramientas: por 10-15€ al mes te ahorrarás errores y tiempo.

Para profundizar en herramientas de facturación, te recomiendo nuestra guía sobre las mejores plataformas de facturación gratuitas para autónomos.